如何成為公文寫作高手？

文/ 姚贛南

【本文提要】：

寫公文看似簡(jiǎn)單，實(shí)際上并不簡(jiǎn)單。要想寫出一篇篇合格的公文，需要了解公文的一些基本概念，掌握公文的語(yǔ)言特點(diǎn)，規(guī)避寫作中容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤，學(xué)習(xí)并運(yùn)用好AI軟件。本文對(duì)上述內(nèi)容進(jìn)行了充分闡述，可供公文寫作者一閱。

在單位里從事寫作的人，必須既會(huì)寫新聞，又會(huì)寫公文。公文是各單位在管理工作中按照確定程序和特定體式形成的具有相應(yīng)效力的文字材料，有一定的寫作技巧。努力掌握這些技巧，就能成為公文寫作高手。

公文的基本概念

行政公文包含兩大類：一是行政機(jī)關(guān)通用公文，如決定、公告、通知、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等。二是行政機(jī)關(guān)專用公文，如通緝令、筆錄等。

寫公文前，先要明確目的和主題，確定公文是要傳達(dá)信息、請(qǐng)示問(wèn)題、匯報(bào)工作還是下達(dá)指令等。根據(jù)公文的目的和主題，確定公文的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)。公文寫作必須遵守規(guī)范格式，包括標(biāo)題、文號(hào)、主送機(jī)關(guān)、正文、落款等，確保公文的格式正確、規(guī)范。

在寫作中，語(yǔ)言運(yùn)用要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、明了，避免使用模糊、含混的語(yǔ)言，確保公文的內(nèi)容能夠被準(zhǔn)確理解。同時(shí)，要盡量使用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言，避免冗長(zhǎng)、復(fù)雜的句子和段落。邏輯應(yīng)當(dāng)清晰嚴(yán)密，確保公文的內(nèi)容有條理、有說(shuō)服力。

弄清楚公文的走向十分重要。上行文是下級(jí)向上級(jí)的;下行文是上級(jí)向下級(jí)的;平行文是不相隸屬機(jī)關(guān)(包括同級(jí)機(jī)關(guān))送達(dá)的，如地方與部隊(duì)間、各部委間、學(xué)校與企業(yè)間;泛行文是文件有廣泛性，如公告。

寫公文時(shí)，應(yīng)當(dāng)考慮行文的必要，注重效用。部門的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，除辦公廳(室)外，不得對(duì)外正式行文。聯(lián)合行文各機(jī)關(guān)必須是同級(jí)。主送單位是對(duì)公文負(fù)責(zé)主辦、答復(fù)的部門，一個(gè)文件一般只有一個(gè)主送。抄送只是了解與配合執(zhí)行，不抄送下級(jí)。請(qǐng)示事項(xiàng)不可使用報(bào)告，請(qǐng)示是辦件，報(bào)告是閱件，同級(jí)之間不用請(qǐng)示。

在公文寫作中容易出現(xiàn)的十大問(wèn)題是：1、行文方向不明確。2、報(bào)告與請(qǐng)示不分。3、請(qǐng)示與意見(jiàn)不分。4、命令、決定、通報(bào)吃不準(zhǔn)用哪一個(gè)。5、行文套話太多。6、行文黨政不分。7、內(nèi)部機(jī)構(gòu)對(duì)外行文。8、一文數(shù)事。9、同級(jí)之間用“請(qǐng)示”。10、口頭語(yǔ)言太多。

公文的語(yǔ)言特點(diǎn)

公文的語(yǔ)言特點(diǎn)為明確性、客觀性、模式性、莊重性。要求寫得明明白白、一目了然，不能含糊不清，要真實(shí)、不歪曲，不虛構(gòu)。

在寫作中，語(yǔ)言運(yùn)用常有一定的模式，如常用這些詞句：收悉、原則同意、遵照?qǐng)?zhí)行、請(qǐng)予審批、特此通知、妥否，請(qǐng)批示、“為......特作如下通知”“現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)你們，望......”“以上報(bào)告，如有不當(dāng)請(qǐng)指正”“以上報(bào)告，如無(wú)不妥請(qǐng)批轉(zhuǎn)......”，等等。

寫作中要努力戒除口語(yǔ)，如與有關(guān)方面一起應(yīng)寫成會(huì)同，不認(rèn)真對(duì)待應(yīng)寫成無(wú)視，到時(shí)候應(yīng)寫成屆時(shí)，打算在應(yīng)寫成擬于，收到并了解了應(yīng)寫成收悉，等等。

公文中有時(shí)會(huì)用一些模糊語(yǔ)言。應(yīng)當(dāng)明確指出，模糊語(yǔ)言與語(yǔ)言表達(dá)模糊不清是兩個(gè)概念。公文中的模糊語(yǔ)言的表達(dá)事項(xiàng)應(yīng)是正確的、清楚的。

常用的模糊語(yǔ)言有：表示時(shí)間：最近、近日、近期、近來(lái)、目前、當(dāng)前、從前、過(guò)去、一度、一直、許久、一個(gè)時(shí)期以來(lái)......

表示范圍：一些、有些、總的、部分、一部分、廣泛、幾個(gè)、相關(guān)、適當(dāng)、不少......

表示程度：略、很、極其、一定、難以估量、程度不同、原則上、基本上......

表示頻率：一再、多次、屢屢、往往、經(jīng)常、三令五申、接二連三......

表示語(yǔ)氣：大約、可能、也許、估計(jì)......

如何用好公文寫作軟件

如何用AI助力寫好公文?應(yīng)當(dāng)選擇合適的軟件，目前市場(chǎng)上有許多公文寫作軟件，如WPS Office、Microsoft Office、公文高手、訊飛公文寫作、今日文庫(kù)等。可以根據(jù)自己的需求和使用習(xí)慣選擇一款適合的軟件，熟悉軟件功能。了解并學(xué)習(xí)使用其模板庫(kù)、素材庫(kù)和格式調(diào)整方法。

一般公文寫作軟件具有以下功能：

模板庫(kù)：提供各種公文類型的模板，如通知、報(bào)告、請(qǐng)示等。用戶可以根據(jù)需要選擇相應(yīng)的模板，快速開(kāi)始寫作。

素材庫(kù)：包含豐富的公文素材，如常用語(yǔ)句、詞匯、案例等。在寫作過(guò)程中，可以隨時(shí)調(diào)用素材庫(kù)中的內(nèi)容，提高寫作效率。

格式調(diào)整：自動(dòng)調(diào)整公文的格式，包括字體、字號(hào)、行距、段落間距等。

校對(duì)功能：檢查公文的語(yǔ)法、拼寫錯(cuò)誤，提高公文的質(zhì)量。

在寫作公文時(shí)，可以充分利用軟件提供的模板和素材。首先，根據(jù)公文類型選擇合適的模板，然后根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修改和完善。在寫作過(guò)程中，可以從素材庫(kù)中查找相關(guān)的語(yǔ)句和詞匯，豐富公文的內(nèi)容。例如，在寫通知時(shí)，可以從模板庫(kù)中選擇通知模板，然后根據(jù)通知的具體內(nèi)容，從素材庫(kù)中查找合適的開(kāi)頭語(yǔ)和結(jié)束語(yǔ)。

在寫作時(shí)要結(jié)合本單位的情況輸入關(guān)鍵提要的短句，輸入正確的、有實(shí)質(zhì)內(nèi)容的關(guān)鍵詞和提要短句十分重要，它可以使生成的公文較符合要求。

用AI生成的公文必須根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行補(bǔ)充修改，讓領(lǐng)導(dǎo)審核后再發(fā)布。